Als de bedrijfscomputer opeens niet meer werkt: privé pc of laptop als noodstrategie?
De door de werkgever ter beschikking gestelde computer start niet op. Maar dringend projectwerk laat op zich wachten. De gedachte om het privé notebook te gebruiken komt al snel op. Het is een noodgeval. Maar is het AVG correct qua gegevensbescherming?
Wanneer er haast is
Hoe kan het anders zijn? Het concept zou om elf uur bij het afdelingshoofd moeten zijn, maar de pc die de werkgever voor het thuiswerken heeft voorzien start niet op. Nog maar twee uur tot de levering…
Het gebruik van privé-IT-apparaten bij het thuiswerken is eigenlijk niet toegestaan. De werkgever heeft daarom extra speciale pc’s aangeschaft en bij de werknemers thuis laten bezorgen. Maar nu is er een soort noodsituatie ontstaan: de bedrijfscomputer wil niet, dus je zou het privé apparaat kunnen gebruiken. Dat is tenminste het idee dat bij me opkomt. “Het privé notebook was tenslotte duur, het is zeer professioneel, moet ik zeggen…”
De pc-aanval en de gevolgen
Als je gewoon je eigen notebook gebruikt om het concept te voltooien, haal je misschien de deadline voor indiening, maar je overtreedt de richtlijnen die de werkgever heeft gesteld voor thuiswerken.
Ga er niet vanuit dat een “deadline” alle middelen rechtvaardigt. Het concept kan op tijd bij het afdelingshoofd zijn. Maar het vertrouwelijke concept met de klantgegevens kwam op een privéapparaat terecht. Ze hebben het daar bewerkt en vanaf daar gemaild.
De werkgever verbood het gebruik van het privétoestel niet zomaar. Daar zijn goede redenen voor. De werkgever heeft geen overzicht van:
- of de privé notebook is voorzien van alle updates,
- of de beveiligingssoftware voldoet aan de eisen,
- of de e-mail beveiligd is verzonden,
- of bijvoorbeeld de privé notebook zo is ingesteld dat alle bestanden erop automatisch worden overgebracht naar een cloud voor gegevensback-up, die niet voldoet aan de vereisten voor gegevensbescherming.
Vraag eerst en zorg voor bescherming
Iedereen die zonder overleg afwijkt van de veiligheidsrichtlijnen van de werkgever moet op problemen rekenen, ook als het een urgent begrip is en als je een uitzondering wilt maken voor een calamiteit.
Bescherm uzelf altijd en vraag uw leidinggevenden of u in uitzonderlijke gevallen uw privétoestel mag gebruiken. Maar denk dan ook eens aan het beveiligen van de data.
Zo mag de werkgever het zakelijk gebruik van eigen (home) apparatuur, ook wel BYOD (Bring-Your-Own-Device) genoemd, alleen goedkeuren als de beveiligings- en gegevensbeschermingsmaatregelen voor het apparaat correct zijn. Hetzelfde hoge beveiligingsniveau moet gelden als bij het gebruik van de bedrijfs-pc.
Als de werkgever de uitzondering goedkeurt, moeten alle beschermende maatregelen worden genomen om de toegang tot het bedrijfsnetwerk te beveiligen en ervoor te zorgen dat er geen bedrijfsgegevens achterblijven op privé-apparaten.
Als de uitzondering niet de regel is
Als de werkgever je eenmaal toestemming heeft gegeven om je privé apparaat te gebruiken, mag dit echter geen regel worden omdat je liever met bijvoorbeeld je privé-notebook werkt.
